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Datenschutz Bewerber

Datenschutzerklärung – Bewerber

Cupeva Placement GmbH

Ihre personenbezogenen Daten und Datenschutzangelegenheiten

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen.

Uns ist es ein wichtiges Anliegen, Ihre Daten, welche anlässlich Ihres Besuchs bei cupeva.de oder der Cupeva hr4you.de Seite erfasst werden können, zu schützen.

Wir verpflichten uns, Ihre personenbezogenen Daten und Ihre Privatsphäre zu schützen.

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie wir dies erreichen.

  1. Wie ist diese Datenschutzerklärung aufgebaut?

Wir haben diese Datenschutzerklärung in einem mehrschichtigen Format aufgebaut, so dass Sie sich zu den oben genannten Bereichen einzeln durchsuchen können.

Wenn Sie auf die oben aufgeführten Hyperlink-Abschnitte klicken, erhalten Sie zunächst eine „auf einen Blick“ Kurzinformation, die die wichtigsten Informationen zu diesem Abschnitt enthält. Sie können diesen Abschnitt erweitern, um detailliertere Informationen zu erhalten.

  1. Wie gilt diese Datenschutzerklärung für Sie?

Diese Datenschutzerklärung gilt für:

    1. Webseitennutzer – alle individuellen Besucher und Nutzer unserer Webseiten, deren personenbezogene Daten von uns im Rahmen ihrer Nutzung und Handhabung unserer Webseiten erhoben werden;
    2. Kandidaten – Bewerber, die über uns jede Art von Arbeit oder Beschäftigung anstreben und deren personenbezogene Daten im Rahmen unserer Leistungen erhoben werden;
    3. Kontaktpersonen für Referenzen – Kontaktpersonen für die Einholung Referenzen von Bewerbern, deren personenbezogene Daten im Rahmen unserer Überprüfung eines Bewerbers erhoben werden; und/oder
    4. Unternehmensmitarbeiter – Personen, die für unsere Auftraggeber, Kunden oder Lieferanten arbeiten oder von ihnen beauftragt werden, deren personenbezogene Daten im Rahmen unserer Zusammenarbeit mit ihnen erhoben werden.

Wir bezeichnen die oben genannten Personengruppen gemeinsam als „sie“, sofern der Kontext nichts anderes vorschreibt.

Diese Datenschutzerklärung ersetzt alle Datenschutzrichtlinien, die wir zuvor veröffentlicht haben. Stand: 01.2020

Alle Mitteilungen oder Erklärungen in Bezug auf Daten, Datenschutz, faire Verarbeitung und/oder Datenschutz, die wir zum Zeitpunkt der Erfassung Ihrer personenbezogenen Daten veröffentlichen, ergänzen diese Datenschutzerklärung. Sie sind nicht dazu gedacht, sie aufzuheben.

Wir könnten diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit anpassen, um Änderungen des Gesetzes und/oder unserer Aktivitäten im Umgang mit personenbezogenen Daten und Datenschutzprozesse zu reflektieren.

Wir empfehlen Ihnen, diese Datenschutzerklärung auf Änderungen zu überprüfen, immer wenn Sie unsere Webseite besuchen, da wir Sie möglicherweise nicht immer über die Änderungen informieren.

Es ist wichtig, dass die von uns über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten korrekt und aktuell sind.

Bitte informieren Sie uns, wenn sich Ihre personenbezogenen Daten während Ihrer Beziehung zu uns ändern.

  1. Wer sind wir?

Verantwortliche Stelle im Sinne der datenschutzrechtlichen Bestimmungen ist die Cupeva Placement GmbH, Meerbuscher Straße 64-78, Haus 7a, 40670 Meerbusch-Osterath, E-Mail: OfficeManagement@cupeva.de.

Wir bieten spezialisierte Personalberatungsdienste an und vermitteln Kandidaten für Festanstellungen, zeitlich befristete Tätigkeiten und auf Interimsbasis.

Der Verantwortliche für die personenbezogenen Daten wird in dieser Datenschutzerklärung von nun an als „wir“, „uns“ oder „unser“ bezeichnet.

  1. Haben wir einen Datenschutzbeauftragten?

Die Cupeva Placement hat einen Datenschutzbeauftragten bestellt. Diesen erreichen Sie unter Datenschutz@cupeva.de oder unter der postalischen Anschrift der Cupeva Placement GmbH, Stichwort: Datenschutz.

  1. Wer ist an der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten beteiligt?

Der maßgebliche Datenverantwortliche ist im Wesentlichen die Organisation, die an der Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beteiligt ist. Die folgenden anderen Parteien können jedoch beteiligt sein:

    1. Dritte als Dienstleister – wir können Dritte beauftragen, uns bei der Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in unserem Namen zu unterstützen. Diese Dritte Dienstleister werden diese Aktivitäten in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzerklärung durchführen. Eine Liste der aktuellen Dienste von Dritten, wann wir sie nutzen, und wofür wir sie verwenden, ist in Anhang 1 aufgeführt. Wir werden diese Liste von Zeit zu Zeit aktualisieren; und
    2. Hyperlinks von Dritten und Verbindungen – unsere Webseite und/oder Dienstleistungen können Links zu Webseiten, Plugins und Anwendungen von Drittanbietern enthalten, beispielsweise in Form von Bannerwerbung. 

Wenn Sie auf diese Links klicken oder diese Verbindungen aktivieren, könnten Dritte Daten über Sie erheben oder weitergeben. Wir kontrollieren diese Dritten nicht und sind nicht für die Einhaltung des Datenschutzes durch sie verantwortlich. Wenn Sie unsere Webseite verlassen oder von uns aus eine Verbindung zu einem Dritten herstellen, liegt es in Ihrer Verantwortung, sich mit deren Datenschutzerklärung oder -hinweisen vertraut zu machen, da wir keine Verantwortung für sie übernehmen und keine Kontrolle über sie oder die durch oder für sie erhobenen Informationen oder Daten haben.

  1. Welche personenbezogenen Daten erheben wir?

„Personenbezogene Daten“ bedeutet “alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen”; Daten, bei denen die Identität entfernt wurde (anonyme Daten), fallen daher nicht darunter.

KANDIDATEN:

    1. Identitätsdaten, die Ihren Titel, Vornamen, Nachnamen, Geburtsnamen, Geburtsdatum, Geschlecht, Foto, Staatsangehörigkeit und andere Informationen in Bezug auf Wohnsitz und Staatsbürgerschaft, die erforderlich sein können, um ein Recht auf Arbeit in einem bestimmten Land zu begründen, Familienstand und Anzahl der Angehörigen beinhalten;
    2. Kontaktdaten, die Ihre Rechnungsadresse, Lieferadresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummern, Notfallkontaktdaten und den Verlauf der Kontaktdaten beinhalten;
    3. Historische Daten, einschließlich Bildungsverlauf und Zeugnisse, Beschäftigungshistorie, Fähigkeiten und Qualifikationen sowie Ergebnisse aus anderen Hintergrundüberprüfungen und Offenlegungsprüfungen in Ländern, in denen die Durchführung solcher Überprüfungen gesetzlich zulässig ist;
    4. Beschäftigungsbezogene Daten, die Ihre aktuelle Vergütung, Altersvorsorge und Sozialleistungen beinhalten sowie die Rolle, nach der Sie suchen, arbeitsbezogene Bereiche, die Sie interessieren, Referenzen Dritter (falls vorhanden) und Interview- und Beurteilungsfeedback, das entweder selbst oder von unserem Kunden nach einem Interview oder einer Bewertung erstellt wurde;

VERIFIZIERUNGSDATEN, die eine Kopie Ihres Führerscheins, Reisepasses, Personalausweises oder eine andere Form der Identifizierung und Referenzdetails enthalten;

    1. Finanzdaten, dies beinhaltet Ihre Bankleitzahl und Kontonummer sowie steuerlich relevante Informationen;
    2. Diversitätsdaten, die für behördliche Meldepflichten erhoben werden könnten, zu denen auch ursprüngliche oder ethnische Herkunft, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen und körperliche oder geistige Gesundheit einschließlich behinderungsbezogener Informationen gehören könnten;
    3. Technische Daten, einschließlich Ihrer Internet-Protokoll-(IP)-Adresse, MAC-Adresse, Ihrer Anmeldedaten, Browsertyp und -version, Zeitzoneneinstellung und Standort, Browser-Plugin-Typen und -Versionen, Betriebssystem und Plattform, Mobilfunk-Standortdaten und andere Technologien auf den Geräten, die Sie für den Zugriff auf unsere Webseite und unsere Dienste verwenden;
    4. Profildaten, die Ihre Benutzernamen und Passwörter, Ihre Interessen und Präferenzen und andere Erkenntnisse oder Einflussfaktoren beinhalten, die wir aus unserer Analyse und Profilerstellung von Ihnen gewonnen haben;
    5. Nutzungsdaten, einschließlich der Art und Weise, wie Sie unsere Websites nutzen und wie sie darin navigieren und was Sie durchsuchen, sowie etwaiges Videoüberwachungsmaterial, das erhoben wird, wenn Sie unsere Räumlichkeiten besuchen. Wir werden auch Aufzeichnungen über Ihren Kontakt mit uns und alle Rückmeldungen und Umfrageantworten, die Sie uns übermittelt haben, behalten; und
    6. Marketingdaten, die Ihre Präferenzen beim Erhalt von Marketingmaterialien von Dritten und uns sowie Ihre Kommunikationswünsche beinhalten.
    7. Sonstige Daten – Die obige Liste der personenbezogenen Daten ist nicht vollständig.  Sie, Ihre Referenzen oder andere dritte Quellen können uns zusätzliche Informationen mitteilen, die wir oben nicht aufgeführt haben.
    8. Besondere Kategorien personenbezogener Daten – Während des Rekrutierungsprozesses könnten wir eine Kopie Ihres Reisepasses oder Ihrer Ausweispapiere, erstellen, die als besondere Kategorie personenbezogener Daten angesehen werden, da sie Ihre ursprüngliche oder ethnische Herkunft offenlegen könnten.  Wir benötigen Ihre ausdrückliche Zustimmung für die Verarbeitung dieser Art von personenbezogenen Daten. Sie müssten ein Einverständnisformular erhalten haben, damit wir dies tun können. Bitte kontaktieren Sie uns, falls Sie das Einverständnisformular nicht erhalten haben sollten. Wir erheben keine anderen besonderen Kategorien personenbezogener Daten, wie z.B. religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, sexuelle Orientierung, politische Meinungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheitsdaten und genetische Daten oder biometrische Daten über Sie.

WEBSITENNUTZER: 

    1. Technische Daten;
    2. Profildaten;
    3. Nutzungsdaten – aber nicht Videoüberwachungsmaterial; und
    4. Marketingdaten.

REFERENTEN und UNTERNEHMENSMITARBEITER:

    1. Identitätsdaten; und
    2. Kontaktdaten.

Nur in Bezug auf Kandidaten und Webseiten-Benutzer verwenden wir auch die folgenden Arten von Daten:

    1. Aggregierte Daten, wie statistische oder demographische Daten für jeden Zweck. Aggregierte Daten können aus Ihren personenbezogenen Daten abgeleitet werden, gelten aber nicht als personenbezogene Daten, da diese Daten weder direkt noch indirekt Ihre Identität preisgeben. So können wir beispielsweise Ihre Nutzungsdaten zusammenfassen, um den Prozentsatz der Nutzer zu berechnen, die auf eine bestimmte Funktion der Webseite zugreifen. Wenn wir jedoch aggregierte Daten mit Ihren personenbezogenen Daten kombinieren oder verbinden, so dass Sie direkt oder indirekt identifiziert werden können, behandeln wir die kombinierten Daten als personenbezogene Daten, die in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzerklärung verwendet werden; und
    2. Anonymisierte Daten, dies sind Daten, die aus Ihren personenbezogenen Daten erstellt werden und bei denen Ihre Identität entfernt wurde.

Es erfolgt keine absichtliche Erfassung personenbezogener Daten von Kindern.

  1. Woher beziehen wir Ihre personenbezogenen Daten und wie?

KANDIDATEN:

In der Regel erheben wir Ihre personenbezogenen Daten direkt durch Sie. Zum Beispiel erfassen wir alle Ihre persönlichen Daten, wenn Sie:

    1. mit uns persönlich, telefonisch, schriftlich, per Fax, E-Mail oder über unsere Webseiten mit uns zu tun haben;
    2. Sie sich bei uns registrieren;
    3. andere Informationen an uns übermitteln, wie z.B. einen Lebenslauf;
    4. wenn Sie psychometrische Analysen oder andere Beurteilungen erfüllen
    5. Job-Benachrichtigungs-E-Mails abonnieren;
    6. unsere Publikationen abonnieren;
    7. an einer Verlosung, einer Werbeaktion oder einer Umfrage teilnehmen; und/oder
    8. uns Feedback geben.

Öffentlichen Quellen erhalten, wie unten beschrieben:

    1. Ihre Identität und historischen Daten von Social Media Seiten, wie LinkedIn, Twitter und Facebook;
    2. Ihre Identität, Kontaktdaten von Unternehmens- und Handelsregistern oder freiwillige Verzeichnisse mit Sitz in der EU; und
    3. Ihre Identität, aus Qualifikations- und Mitgliederlisten von Berufsverbänden.

WEBSEITENNUTZER: Wir erheben alle Ihre personenbezogenen Daten über unsere Drittanbieter wie Google Analytics, IBM Watson und verschiedene Jobbörsen.

Wenn Sie unsere Websites nutzen, können wir automatisch Ihre technischen Daten erfassen. Wir erheben diese personenbezogenen Daten mit Hilfe von Cookies, Serverprotokollen und anderen ähnlichen Technologien.

Wir können auch technische Daten über Sie erhalten, wenn Sie andere Webseiten von uns besuchen, die unsere Cookies verwenden. 

Weitere Informationen finden Sie in unserer Cookies-Richtlinie.

REFERENZEN: Wir erheben alle Ihre personenbezogenen Daten über einen Kandidaten. 

UNTERNEHMENSMITARBEITER: Wir werden Ihre personenbezogenen Daten direkt von Ihnen erheben, es sei denn Sie waren zuvor ein Bewerber, bei dem wir personenbezogene Daten von Ihnen auch in dieser Eigenschaft erfasst haben würden.

  1. Was passiert, wenn Sie uns die Informationen, die wir von Ihnen angefordert haben, nicht zur Verfügung gestellt haben? 

Wenn Sie uns bestimmte Informationen nicht zur Verfügung stellen, können wir möglicherweise Dienste für Sie nicht ausführen.

Wir werden Ihnen mitteilen, welche personenbezogenen Daten optional zur Verfügung gestellt werden können und ohne welche personenbezogenen Daten wir nicht mit Ihnen zusammenarbeiten können.

  1. Was machen wir mit Ihren personenbezogenen Daten?

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nur dann verwenden, wenn uns dies gesetzlich erlaubt ist.  In den meisten Fällen werden wir Ihre personenbezogenen Daten unter folgenden Umständen verwenden: 

    1. zur Erfüllung des Vertrages, vor dessen Abschluss wir stehen oder den wir bereits mit Ihnen abgeschlossen haben;
    2. wenn es für unsere berechtigten Interessen (oder die eines Dritten) notwendig ist und diese Interessen nicht von Ihren Interessen und Grundrechten überwogen werden; und
    3. wenn wir einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung nachkommen müssen.

Wir haben in Abschnitt 11 eine Beschreibung dargelegt, was wir konkret mit Ihren personenbezogenen Daten tun werden und unserer rechtlichen Begründung hierfür.

  1. Sonstige nutzungsbezogene Informationen?
    1. Abmeldung/Widerruf der Einwilligung – Sie können die Dritten oder uns zu jeder Zeit bitten, Ihnen keine Werbe- oder Marketingnachrichten mehr zuzusenden, indem Sie uns jederzeit hierzu kontaktieren.
    2. Zweckänderung – Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten nur für die Zwecke, für die wir sie erhoben haben, es sei denn, wir sind der Ansicht, dass wir sie aus einem anderen Grund verwenden müssen und dieser Grund mit dem ursprünglichen Zweck vereinbar ist. Wenn Sie möchten, dass wir Ihnen erklären, wie die Verwendung des neuen Zwecks mit dem ursprünglichen Zweck vereinbar ist, kontaktieren Sie uns bitte.

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten für einen anderen unzusammenhängenden Zweck verwenden müssen, werden wir Sie darüber informieren und Ihnen die Rechtsgrundlage, die uns dies ermöglicht, erläutern.

  1. Mit wem teilen wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir könnten Ihre personenbezogenen Daten, für die genannten Zwecke mit den folgenden Unternehmen teilen:

    1. Potentielle Arbeitgeber oder Auftraggeber;
    2. Andere Personalberatungsunternehmen oder Vermittler, die an der Verwaltung der Personalbeschaffung beteiligt sind
    3. Bewerber- und Hintergrundüberprüfungsfirmen;
    4. Ihre Referenzen;
    5. Ihre ehemaligen Ausbilder und Arbeitgeber sowie die zuständigen Bildungseinrichtungen; 
    6. Ihre Berufsverbände;
    7. Verwaltungs- und Regulierungsbehörden wie Steuer- und Sozialversicherungsbehörden;
    8. die Drittanbieter, einschließlich anderer Personalvermittlungsagenturen und Arbeitsagenturen, Jobbörsenanbieter und Jobsammlungen sowie unsere Managed Service Provider, die sich innerhalb unserer Lieferkette befinden;
    9. Die Art von Unternehmen, die in Anhang 1 aufgeführt sind; und
    10. Dritte, an die wir Teile unseres Unternehmens oder unserer Vermögenswerte verkaufen, übertragen oder verbinden. Alternativ können wir vor Haben andere Unternehmen zu erwerben oder mit ihnen zu fusionieren. Wenn eine Änderung unseres Unternehmens erfolgen sollte, können die neuen Eigentümer Ihre personenbezogenen Daten in der gleichen Weise verwenden, wie in dieser Datenschutzerklärung dargelegt.

Wir erlauben unseren Drittleistungsanbietern nicht, Ihre personenbezogenen Daten für ihre eigenen Zwecke zu nutzen und erlauben ihnen nur, Ihre personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke und in Übereinstimmung mit unseren Anweisungen, welche diese Datenschutzerklärung umfassen, zu verarbeiten.

  1. Was sind die Rechtsgrundlagen für die Erhebung, Verarbeitung, Nutzung und Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten?

SAMMLUNG, VERWENDUNG UND NUTZUNG:

  1. Zweck/Aktivität: Hintergrundüberprüfungen, Jobsuche und Vermittlung.

Art der personenbezogenen Daten: Personenbezogene Daten wie oben beschrieben.

Rechtliche Grundlagen für die Sammlung, Verwendung und Nutzung: Berechtigtes Interesse.

Wenn Sie auf der Suche nach einer Arbeitsstelle sind oder Ihre (beruflichen) Lebenslaufinformationen auf einer Jobbörse angegeben oder auf der Webseite eines beruflichen Netzwerkes veröffentlicht haben, halten wird es für vernünftig zu erwarten, dass Sie sich freuen, wenn wir Ihre persönlichen Daten erheben und dann Ihre personenbezogenen Daten nutzen, um Ihnen unsere Personalvermittlungsdienste anzubieten oder zur Verfügung zu stellen, wir diese Informationen mit potentiellen Arbeitgebern teilen und Ihre Fähigkeiten im Verhältnis zu offenen Positionen in unserer Stellendatenbank beurteilen. Sobald es danach aussieht, dass Sie die Arbeitsstelle bekommen könnten, könnte Ihr potentiell zukünftiger Arbeitgeber alle Informationen, die Sie uns gegeben haben (wie z.B. die Ergebnisse von psychometrischen Bewertungen oder Qualifikationstests), auch nochmals überprüfen wollen oder Ihre Referenzen und Qualifikationen bestätigen möchte sowie Ihr polizeiliches Führungszeugnis prüfen möchte, soweit dies angemessen und rechtlich in Übereinstimmung mit den lokalen Gesetzen zulässig ist. Wir gehen auch davon aus, dass Sie von uns erwarten werden über mehrere Jahre hinweg eine dauerhafte Beziehung zu führen und Ihre Daten weiterhin gespeichert zu haben, vorausgesetzt, dass wir angemessenen regelmäßigen Kontakt mit Ihnen halten oder bis Sie uns etwas gegenteiliges mitteilen. Wir müssen dies tun, um als gewinnbringendes Unternehmen funktionieren können und um Ihnen und anderen Bewerbern dabei helfen zu können, die Jobs zu bekommen, die Sie verdienen.

  1. Zweck/Aktivität: Hintergrundüberprüfungen.

Art der personenbezogenen Daten: Verifizierungsdaten

Rechtliche Grundlagen für die Sammlung, Verwendung und Nutzung: Berechtigtes Interesse.

Wir halten es für angemessen, die Zeugnisse und Qualifikationen der Kandidaten im Rahmen des geltenden lokalen Rechts zu überprüfen unter der Voraussetzung, dass personenbezogene Daten sicher aufbewahrt und diese nur an den Kunden weitergegeben werden, der eine Entscheidung darüber trifft, ob eine Person eingesetzt oder eingestellt werden soll oder nicht.

Sie haben jedoch das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf dieser Grundlage zu widersprechen.

TEILEN

  1. Organisationen mit denen personenbezogene Daten geteilt werden: Steuer- und Wirtschaftsprüfungseinrichtungen sowie andere Behörden

Personenbezogene Daten, die geteilt werden: Personenbezogene Daten wie oben  beschrieben.

Zweck des Teilens: Einhaltung unserer gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen in Bezug auf steuerliche und wirtschaftliche Compliance.

Rechtliche Grundlage für das Teilen: Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen.

  1. Dritte mit denen personenbezogene Daten geteilt werden: Unsere Drittdienstleister, wie z.B. regelmäßig:
    1. Externe Berater, professionelle Berater und Geschäftspartner
    2. Ausgelagerte IT- und Dokumentenspeicheranbieter
    3. Software-Dienstleister 
    4. Jobbörsen und Aggregatoren
    5. Versicherer und Anbieter von Versicherungen für Kandidaten, die als Leiharbeitnehmer oder Auftragnehmer bei Kunden eingesetzt sind.

Diese Liste ist nicht abschließend.

Personenbezogene Daten, die geteilt werden: Personenbezogene Daten wie oben beschrieben.

Zweck des Teilens: Im Zusammenhang mit unseren Personalberatungs- und -vermittlungsdiensten.

Rechtliche Grundlage für das Teilen: Berechtigtes Interesse.

  1. Organisationen mit denen personenbezogene Daten geteilt werden: Referenzen und andere Personen und Organisationen, die Informationen in Zusammenhang mit Referenzen oder Bewerbungen für Arbeit beinhalten. 

Personenbezogene Daten, die geteilt werden: Verifizierungsdaten.

Zweck des Teilens: Überprüfung der bereitgestellten Informationen, um sicherzustellen, dass unsere Kandidaten in allen Positionen erfolgreich sind, die sie erfolgreich besetzen.

Rechtliche Grundlage für das Teilen: Berechtigtes Interesse.

  1. Organisationen mit denen personenbezogene Daten geteilt werden: Wenn wir mit einem anderen Betrieb oder Unternehmen fusioniert oder übernommen wird zukünftig (oder in ernsthaften Gesprächen über eine solche Möglichkeit steht), könnten wir Ihre personenbezogenen Daten an die (zukünftigen) neuen Eigentümer des Betriebs oder Unternehmens weitergeben.

Personenbezogene Daten, die geteilt werden: Personenbezogene Daten wie beschrieben.

Zweck des Teilens: Um die kontinuierliche Bereitstellung von Personalvermittlung und damit verbundenen Dienstleistungen für Sie zu gewährleisten.

Rechtliche Grundlage für das Teilen: Berechtigtes Interesse.

  1. Organisationen mit denen personenbezogene Daten geteilt werden: Marketing-Technologieplattformen und Dienstleister.

Personenbezogene Daten, die geteilt werden: Personenbezogene Daten wie oben in Abschnitt 8 beschrieben.

Zweck des Teilens: Im Zusammenhang mit unseren Personalberatungs- und – vermittlungsdiensten.

Rechtliche Grundlage für das Teilen: Berechtigtes Interesse.

  1. Organisationen mit denen personenbezogene Daten geteilt werden: Potenzielle Arbeitgeber.

Personenbezogene Daten, die geteilt werden: Personenbezogene Daten wie beschrieben.

Zweck des Teilens: Sie dabei zu unterstützen ein Stellenangebot zu erhalten. 

Rechtliche Grundlage für das Teilen: Berechtigtes Interesse.

  1. Organisationen mit denen personenbezogene Daten geteilt werden: Buchhaltungsdienstleister

Personenbezogene Daten, die geteilt werden: Personenbezogene Daten wie oben in Abschnitt 8 beschrieben.

Zweck des Teilens: Im Zusammenhang mit unseren Personalberatungs- und – vermittlungsdiensten.

Rechtliche Grundlage für das Teilen: Berechtigtes Interesse.

  1. Organisationen mit denen personenbezogene Daten geteilt werden: Dritte, die uns bei der Durchführung unserer Vorabuntersuchungen unterstützen.

Personenbezogene Daten, die geteilt werden: Personenbezogene Daten wie oben beschrieben.

Zweck des Teilens: Wir halten es für angemessen, die Zeugnisse und Qualifikationen der Kandidaten im Rahmen des geltenden lokalen Rechts zu überprüfen unter der Voraussetzung, dass personenbezogene Daten sicher aufbewahrt und diese nur an den Kunden weitergegeben werden, der eine Entscheidung darüber trifft, ob eine Person eingesetzt oder eingestellt werden soll oder nicht. 

Sie haben jedoch das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf dieser Grundlage zu widersprechen.

Rechtliche Grundlage für das Teilen: Berechtigtes Interesse.

  1. Wohin senden wir Ihre personenbezogenen Daten zur Speicherung oder anderen spezifischen Zwecken? 

In der Regel werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht außerhalb des EWR übermitteln.

Die über Sie erhobenen personenbezogenen Daten können außerhalb des EWR übermittelt werden, entweder von uns und/oder durch einen der Dritten gemäß Abschnitt 13, dem Ihre personenbezogenen Daten offengelegt wurden.

Solche Übermittlungen erfolgen nur soweit sie im Rahmen der von uns angebotenen Personalberatung und/oder damit verbundenen Vermittlungsdienstleistungen erforderlich sind, z.B. wenn Sie sich auf eine Stelle oder Position außerhalb des EWR bewerben oder wenn die Übermittlung rechtlich zulässig ist.

Wir, unsere dritten Datenspeicheranbieter und/oder die Dritten, denen wir Ihre personenbezogenen Daten offenlegen, könnten Ihre personenbezogenen Daten auf einem Server im Ausland speichern.

Falls wir Ihre personenbezogenen Daten außerhalb des EWR übermitteln, stellen wir sicher, dass angemessene Sicherheitsvorkehrungen getroffen wurden, z.B. durch die Verwendung freigegebener vertraglicher Vereinbarungen, es sei denn bestimmte Ausnahmen gelten oder wir sind dazu berechtigt.

Wir informieren Sie über Details der von uns aufgestellten Sicherheitsvorkehrungen, falls Sie wissen möchten, welche diese sind.

  1. Wie werden wir Ihre personenbezogenen Daten betreuen?

Wir verwahren Ihre personenbezogenen Daten in einer Kombination aus sicheren Computerspeichereinrichtungen und papierbasierten Akten.

Wir sorgen für ein angemessenes Sicherheitsniveau rund um Ihre personenbezogenen Daten, einschließlich dem Schutz vor unbefugter oder rechtswidriger Verarbeitung und vor versehentlichem Verlust, Zerstörung oder Beschädigung.

Wir ergreifen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zur Gewährleistung eines Sicherheitsniveaus, das dem Schädigungsrisiko gegenüber angemessen ist, welches sich aus der unerlaubten oder rechtswidrigen Verarbeitung, versehentlichem oder rechtswidrigem Verlust, Zerstörung oder Änderung, unbefugtem (oder Offenlegung) Zugriff oder Beschädigung Ihrer personenbezogenen Daten ergeben könnte, einschließlich:

    1. Sperren und Sicherheitssysteme;
    2. Benutzernamen und Passwörter;
    3. Virenprüfung;
    4. Audits und Datenintegritätsprüfungen; und
    5. Aufzeichnung von Dateibewegungen.

Wir beschränken den Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten auf Mitarbeiter, Vertreter, Auftragnehmer und andere Dritte, die ein geschäftliches Bedürfnis für die Kenntnis haben. Sie werden Ihre personenbezogenen Daten nur auf unsere Anweisung und über die oben genannten Zugangskontrollen verarbeiten. Sie unterliegen zudem der Geheimhaltungspflicht.

Wir haben mit den Dritten, mit denen wir Ihre personenbezogenen Daten teilen, sicherheitsbezogene Maßnahmen vereinbart, um sicherzustellen, dass diese Dritten sie in einer Weise behandeln, die mit unserem Schutz Ihrer personenbezogenen Daten übereinstimmt.

Wir haben auch Verfahren für den Umgang mit mutmaßlichen Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten eingerichtet und werden Sie und die zuständigen Aufsichtsbehörden informieren, wenn wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind.

Wenn Sie den Verdacht haben, dass Ihre personenbezogenen Daten missbraucht, verloren oder unbefugt verwendet wurden, teilen Sie uns dies bitte unverzüglich mit, indem Sie uns kontaktieren.

  1. Wie lange werden wir Ihre personenbezogenen Daten behalten?

Wir behalten Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es zur Erfüllung der Zwecke, für die wir sie erhoben haben, erforderlich ist, einschließlich der Erfüllung jeglicher gesetzlicher, buchhalterischer oder berichtspflichtiger Anforderungen.

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten angemessen und sicher löschen, wenn sie nicht mehr benötigt werden.

Um die angemessene Aufbewahrungsfrist für personenbezogene Daten zu bestimmen, berücksichtigen wir die folgenden Faktoren:

    1. Umfang und Art der personenbezogenen Daten;
    2. Ihre Sensibilität;
    3. das potentielle Schadensrisiko durch unbefugte Nutzung oder Offenlegung personenbezogener Daten;
    4. die Zwecke, für die wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden;
    5. ob wir diese Zwecke mit anderen Mitteln erreichen können; und
    6. die geltenden rechtlichen Bestimmungen.

Auf diesen Faktoren beruhend haben wir bestimmt, dass für personenbezogene Daten der folgenden Personengruppen die folgenden Aufbewahrungsfristen gelten sollten (soweit das Gesetz oder eine Aufsichts- oder Regulierungsbehörde nichts anderes verlangt):

Vermittelte Kandidaten – wenn wir Sie an einen unserer Kunden vermittelt haben, speichern wir Ihre persönlichen Daten, solange Sie Ihre Beschäftigung fortsetzen oder Sie aktiv über uns nach einer anderen Position suchen.

Wir werden mit Ihnen in regelmäßigem Kontakt bleiben. Sollte dies jedoch nicht möglich sein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten bis zu zwei Jahre lang nach dem letzten bedeutsamen Kontakt mit Ihnen in gewohnter Weise weiterverarbeiten (oder für einen längeren Zeitraum, soweit wir davon ausgehen, dass dies nach Treu und Glauben und aufgrund gesetzlicher Anforderungen mit einem berechtigten Interesse zulässig ist). Bedeutsamer Kontakt kann bedeuten, dass ein Berater Sie direkt telefonisch kontaktiert oder Sie eine E-Mail von uns erhalten, in der Sie daran erinnert werden, dass wir Ihre persönlichen Daten gespeichert haben, und Sie bitten, uns mitzuteilen, falls Sie nicht mehr daran interessiert sind von neuen Möglichkeiten zu hören.

Nach Ablauf dieser Zeit werden Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr sofort aus unseren Live-Systemen zugänglich sein oder sie werden archiviert. Infolgedessen werden Sie keine Marketinginformationen von uns erhalten, und Ihre Informationen werden für unsere Berater nicht unverzüglich zugänglich sein. Soweit Sie oder wir nach einem weiteren Jahr die Kommunikation nicht wiederaufgenommen haben, werden Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten gelöscht, mit Ausnahme von grundlegenden Identifizierungsinformationen, Informationen über durch uns erfolgte Vermittlungen, Aufzeichnungen über Zahlungen an Sie oder Steuern, die wir abgezogen haben. Wir speichern diese Informationen 7 Jahre lang ab dem Abschluss Ihrer letzten Vermittlung durch uns. Wir behalten diese Informationen für den Fall, dass ein Rechtsanspruch geltend gemacht wird oder eine Steuerprüfung erfolgt.

Nicht vermittelte Bewerber – Wenn es uns nicht gelungen ist, Sie zu vermitteln, werden wir Ihre personenbezogenen Daten bis zu 2 Jahre nach dem letzten bedeutsamen Kontakt mit Ihnen weiterverarbeiten (oder für einen längeren Zeitraum, soweit wir davon ausgehen, dass dies nach Treu und Glauben und aufgrund gesetzlicher Anforderungen mit einem berechtigten Interesse zulässig ist).

Nach Ablauf dieser Zeit werden Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr sofort aus unseren Live-Systemen zugänglich sein oder sie werden archiviert. Infolgedessen werden Sie keine Marketinginformationen von uns erhalten, und Ihre Informationen werden für unsere Berater nicht unverzüglich zugänglich sein. Soweit Sie oder wir nach einem weiteren Jahr die Kommunikation nicht wiederaufgenommen haben, werden Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten gelöscht.

Unabhängig davon, ob wir einen Kandidaten vermittelt haben oder nicht, werden wir Ihre personenbezogenen Daten im erforderlichen Umfang löschen, wenn wir davon ausgehen, dass für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten kein berechtigtes Interesse mehr besteht.

Webseitennutzer – Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten 2 Jahre lang nach Ihrer letzten Nutzung oder Navigation unserer Webseiten;

Referenzen – Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie der Kandidat, für den Sie eine Referenz waren, bei einem unserer Kunden eingesetzt ist. Wenn sie diese Position verlassen, werden wir Ihre personenbezogenen Daten für weitere 2 Jahre danach speichern; und

Unternehmensmitarbeiter – Wir behalten Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie die Organisation, für die Sie arbeiten in irgendeiner Weise mit uns verbunden ist. Wenn wir unsere Beziehung zu dieser Organisation aus irgendeinem Grund beenden, werden wir Ihre personenbezogenen Daten für weitere 7 Jahre danach speichern.

Unter bestimmen Voraussetzungen können Sie uns auffordern, Ihre personenbezogenen Daten zu löschen. Bitte lesen Sie hierzu untenstehend den Punkt “Recht auf Löschung”.

Wir werden anonymisierte Daten ohne weitere Mitteilung an Sie auf unbestimmte Zeit behalten und nutzen.

  1. Wie halten wir Ihre personenbezogenen Daten auf dem neuesten Stand?

Wir unternehmen angemessene Schritte, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten richtig, vollständig und auf dem neuesten Stand sind.

Wir könnten Sie von Zeit zu Zeit kontaktieren, um zu überprüfen, ob die personenbezogenen Daten noch richtig sind.

Bitte teilen Sie uns Änderungen Ihrer Daten so bald wie möglich mit, damit wir unsere Verpflichtung zu Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität einhalten können.

  1. Was sind Ihre gesetzlichen Rechte in Bezug auf die oben genannten Aktivitäten?

Nachfolgend haben wir eine Liste mit den gesetzlichen Rechten die betroffenen Personen nach den Datenschutzgesetzen im Zusammenhang mit unserem Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten haben. Sie sind nicht immer auf alle Fälle anwendbar:

    1. Informationsrecht – über Ihre personenbezogenen Daten und Einzelheiten der Verwendung und Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten und Informationen, einschließlich der Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten für den Fall, dass wir diese außerhalb des EWR übermitteln;
    2. Auskunftsrecht – über Ihre personenbezogenen Daten und um Informationen darüber zu erhalten, wie wir sie verwenden und verarbeiten;
    3. Recht auf Berichtigung von Unrichtigkeiten – dies ist ein Recht auf Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten, falls diese unrichtig sind, sowie auf Ergänzung unvollständiger personenbezogener Daten;
    4. Recht auf Löschung –Ihrer personenbezogenen Daten, wobei dies auch als das “Recht auf Vergessenwerden” bekannt ist;
    5. Recht auf Einschränkung der Verwendung und Verarbeitung – Ihrer personenbezogenen Daten, wobei dies die Aufforderung, zur Löschung der Akte mit Ihren personenbezogenen Daten beinhaltet;
    6. Recht zur Verschiebung, Kopie oder Übertragung –Ihrer personenbezogenen Daten an eine andere Organisation, auch bekannt als „Datenübertragbarkeit„;
    7. Widerspruchsrecht – Sie können jede Einwilligung oder Erlaubnis widerrufen, die Sie uns in Bezug auf die Verwendung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zuvor erteilt haben, z.B. für Marketingzwecke auf elektronischem Wege.
    8. Rechte in Bezug auf automatisierte Entscheidungen – wenn eine solche automatisierte Entscheidung eine rechtliche Auswirkung auf Sie hat oder Sie anderweitig erheblich beeinflusst; und
    9. Beschwerderecht – Sie können sich unter allen Umständen bei folgenden Stellen beschweren:

               – bei uns in Bezug auf die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten; oder

                – die Regulierungsbehörde, die das Datenschutzrecht durchsetzt:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Nordrhein-Westfalen

Kavalleriestraße 2-4

40213 Düsseldorf

 Ablauf zur Ausübung Ihrer gesetzlichen Rechte

    1. Kontaktieren Sie uns – Wenn Sie eines Ihrer gesetzlichen Rechte ausüben möchten, kontaktieren Sie uns bitte. In diesem Fall werden wir zunächst erklären, ob das von Ihnen gewünschte Ausübungsrecht anwendbar ist oder nicht. Wir werden Ihre Anfrage dann gemäß dem untenstehenden Verfahren bearbeiten, falls dies zutrifft.
    2. Gebühren – Sie müssen keine Gebühr zahlen, um auf Ihre personenbezogenen Daten zuzugreifen oder andere geltende Rechte auszuüben. Wir können jedoch eine angemessene Gebühr erheben, wenn Ihre Anfrage offensichtlich unbegründet, wiederholend oder übermäßig ist. Alternativ können wir uns unter diesen Umständen weigern, Ihrer Aufforderung nachzukommen.
    3. Unsere Anfrage nach weiteren Informationen – Wir müssen möglicherweise bestimmte Informationen von Ihnen anfordern, um Ihre Identität zu bestätigen und Ihr Recht auf Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten (oder die Ausübung eines Ihrer anderen geltenden Rechte) sicherzustellen. Dies ist eine Sicherheitsmaßnahme, um sicherzustellen, dass keine personenbezogenen Daten an Personen weitergegeben werden, die kein Recht hierauf haben. Wir könnten uns zu Beschleunigung unserer Antwort auch mit Ihnen in Verbindung setzen, um Sie um weitere Informationen im Zusammenhang mit Ihrer Anfrage zu bitten.
    4. Reaktionszeit – Wir werden auf alle berechtigten Anfragen so schnell wie möglich reagieren. Es sollte nicht länger als ein Monat dauern, dies zu tun. Gelegentlich kann es länger als ein Monat dauern, wenn Ihre Anfrage besonders komplex ist oder Sie eine Reihe von Anfragen gestellt haben. In diesem Fall werden wir Sie informieren und Sie auf dem Laufenden halten.

Anhang 1 – Dritte als Dienstleistungsanbieter

    1. Datenspeicheranbieter – wir speichern alle unsere Daten bei aktuell einem Datenspeicheranbietern; 
    2. Besucher unserer Webseite – Wenn jemand unsere Webseiten besucht, nutzen wir einen Drittleistungsanbieter wie Google Analytics und verschiedene Jobbörsen, um Standard-Internetprotokollinformationen und Details über das Verhaltensmuster der Besucher zu erheben. Wir tun dies, um Punkte wie die Besucheranzahl der verschiedenen Webseitenteile herauszufinden. Diese Informationen werden nur in einer Weise verarbeitet, die niemanden identifiziert. Wir bringen Dritte in der Regel nicht dazu und versuchen sie nach Möglichkeit daran zu hindern, die Identität unserer Webseitenbesucher herauszufinden. 

Wir werden deutlich machen, wenn wir personenbezogene Daten erheben, und werden erklären, was wir damit tun möchten.

Stand: 01.2020